Comment Mackenzie Health Canada a optimisé la formation en imagerie diagnostique

Dans un partenariat de services gérés Philips, le personnel est formé à l’utilisation sécuritaire de l’équipement. Cependant, la portée du partenariat est plus étendue que cela. La culture et la philosophie autour de la formation sont établies dès le début du partenariat. « Ensemble avec l’équipe de Mackenzie Health, nous avons élaboré un plan collaboratif et spécifiquement adapté aux besoins du personnel de Mackenzie Health », explique Lorrie Turpin, qui supervise les services de formation pour le partenariat de 18 ans de services gérés entre Philips et Mackenzie Health. « À travers une série de conversations, nous avons compris où se trouvaient les besoins en éducation, où se trouvaient les lacunes et comment les soutenir pour que leur programme d’éducation se déroule le mieux possible. »

Mettre en œuvre un programme de formation à l’échelle d’un vaste réseau de santé comptant des milliers d’employés représentait un défi logistique et opérationnel, puisque les responsabilités éducatives englobaient non seulement l’imagerie diagnostique et le monitorage Philips, mais aussi l’équipement de nombreux fournisseurs. Mackenzie Health comptait plus de 30 fournisseurs de technologies tiers, et ce défi a été intensifié par le déménagement vers un nouveau site hospitalier. L’équipe Philips devait comprendre où et comment les gens allaient utiliser l’équipement de diagnostic sur les deux sites et s’assurer que les bonnes personnes étaient formées à chaque endroit.

Dans les deux sites des hôpitaux Mackenzie Health, les défis concernaient les ressources, le personnel, la gestion du changement, la communication et les difficultés culturelles. Un plan d’action détaillé a été nécessaire pour aligner toutes les parties. Un cycle de formation récurrent de 12 semaines a été créé par service, et tout le personnel a participé à une orientation sur unité.

« Il y avait de nombreux éléments à considérer, tels que le nombre d’utilisateurs, leur disponibilité, les délais de formation ainsi que le calendrier opérationnel et de mise en œuvre », explique Mike Yrcha, gestionnaire de la relation client chez Philips. « Et nous avons dû coordonner tout cela selon les horaires de tous les fournisseurs. » L’équipe Philips a collaboré avec d’autres fournisseurs pour créer toutes les ressources dont le partenariat aurait besoin, y compris des guides d’utilisation rapides, des manuels de formation opérationnelle pour la sécurité et des listes de vérification.

La formation sur l’équipement d’imagerie diagnostique est calquée sur la formation du formateur, qui forme des super utilisateurs qui continuent à former le personnel actuel et entrant sur l’équipement. Le super utilisateur garantit que le personnel est capable de manipuler l’équipement et d’accomplir ses tâches quotidiennes et, en tant que personne ayant la meilleure maîtrise du système, il devient un acteur essentiel dans la réussite du déploiement du programme de formation.

« Les super utilisateurs reçoivent toute la formation spécialisée des partenaires technologiques et dispensent ensuite leurs propres formations pour former le reste du personnel », explique Yrcha. « Nous investissons davantage de temps avec ces super utilisateurs pour leur offrir des informations complémentaires et les soutenir dans le dépannage, car une fois que nous sommes partis après la mise en service, ils représentent la principale ressource de personnel disponible sur le terrain. » Selon Yrcha, le nombre de super utilisateurs devrait être d’environ cinq ou six par unité, par dispositif, afin de couvrir tous les quarts, en tenant compte des maladies, des promotions au travail et des départs du personnel. Chez Mackenzie Health, Philips a formé environ 20 % du personnel avant la mise en service.

La même stratégie de formation qui avait été utilisée pour l’imagerie diagnostique a ensuite été mise en œuvre pour l’échographie et, en partie, pour le monitorage patient.

En plus de la formation des super utilisateurs, l’équipe a également établi le rôle des COS, en se basant sur l’expérience passée de la valeur de fournir un soutien supplémentaire au leadership de première ligne pour le personnel nouveau et expérimenté lors de l’ouverture de nouvelles unités.

Relevant du gestionnaire d’unité, le rôle du COS combine d’excellentes compétences en communication interpersonnelle avec la préparation opérationnelle afin d’assurer que les meilleurs soins les plus sûrs possible sont offerts en tout temps. En tant que soignant chargé de la mise en place initiale des fournitures et des flux de travail d’une unité, le COS accompagne l’unité après la mise en service, en mettant l’accent sur le soutien au personnel. Cela implique de travailler avec l’éducateur clinique et le gestionnaire sur toutes les politiques et procédures nécessaires au bon fonctionnement de l’unité, ainsi que de se former comme super utilisateur afin d’avoir une connaissance approfondie de l’unité à laquelle il est affecté.

Le programme d’éducation intégrée de Mackenzie Health a standardisé l’éducation, éliminant les incohérences entre les fournisseurs et combinant le contenu et la prestation de la formation. Un document de formation développé avec Mackenzie est adapté à chaque dispositif de diagnostic et déployé auprès de tous les fournisseurs.

« L’un des plus grands avantages, c’est que nos partenaires tirent le meilleur parti de leurs systèmes le plus rapidement possible », déclare Turpin. « S’ils adoptent la formation, ils pourront voir les patients rapidement et prendre en charge un plus grand nombre de patients. »